Terugblik op een bewogen jaar - op het stadhuis

Eindelijk weer eens even tijd voor ruimte en reflectie. De laatste rommel op het werk wordt opgeruimd. De computerlessen zijn afgelopen. De huisgroep is gestopt. Vanaf zondag ga ik voor enkele weken op rust. Dat is hard nodig ook. De afgelopen weken kwam er een grote moeheid over me heen, waar ik maar niet van af kom. Tijd voor een terugblik op mijn afgelopen jaar.

Op mijn werk bij de gemeente Arnhem hebben we veel spannende, zware, interessante en veranderende dingen meegemaakt. Voor diegenen die dat niet weten: ik werk fulltime voor de griffie van de gemeente Arnhem (ben dus ambtenaar!) en ben daar verantwoordelijk voor de goede uitvoering van alle facilitaire aangelegenheden rondom de Arnhemse politiek.

Dit seizoen begon al goed tijdens de eerste dagen na de vakantie, toen bleek dat we met haastige spoed de bestaande raadszaal moesten verlaten en tijdelijk overgingen naar de Statenzaal van het provinciehuis. Terwijl het gewone dagelijkse werk doorging, betekende dit afspraken maken, het provinciehuis leren kennen, kennis maken met de naaste collega's op de provincie, ICT-aangelegenheden leren kennen, ons wegwijs maken in het video-opnamesysteem. Op een dag werden alle belangrijke spullen die we maandelijks nodig hadden voor een politieke avond naar het provinciehuis versleept. Zo konden we in een gespreid bedje beginnen met een periode van september tot half februari heen en weer pendelen van het stadhuis naar het provinciehuis.

Had ik tot dat moment alleen nog maar een keer per maand hoeven te werken tijdens de maandagavonden, vanaf dit moment was ik facilitair floormanager op alle avonden. Dat hakte behoorlijk in op mijn vrijetijdsbesteding. Gelukkig kon ik daardoor meer tijd doordeweeks besteden aan de dingen in de wijk.

Half februari kregen we de weg terug van provinciehuis naar het verbouwde stadhuis te verwerken. Gedurende de provinciehuis periode waren we inmiddels aardig op de hoogte geraakt van het wel en wee rond video-opname en -notuleren tijdens politieke vergaderingen. Dat zou dus wel meevallen als we terug waren, was onze verwachting.

Helaas werd die verwachting gelogenstraft. Er was een heel ander systeem ingevoerd, wat we vanaf eind februari, begin maart (natuurlijk allemaal naast het gewone werk) eigen moesten maken. 7 maart werd de nieuwe raadszaal officieel geopend, maar niet voordat alle werkers die het hadden opgebouwd tot 6 maart 's nachts nog alles hadden aangelegd en gereed gemaakt. In twee weken werken hadden we ons het hele videosysteem, DVD-speler, de verbindingen met de beamers, de lichtinstellingen, de geluidstechniek zo goed als mogelijk eigen gemaakt. Vanaf dat moment ben ik weer wekelijks bij de politieke avonden geweest om de politici facilitair te ondersteunen met de zo noodzakelijke techniek. Mijn werk als notulist werd langzamerhand veranderd in die van facilitair regisseur. Elke maandag alle zaken langslopen om te zien of microfoons goed stonden, camera's bediend konden worden, de stoelen en tafels op de juiste plek stonden, de uitzendingen goed overkwamen bij onze internetregisseurs in Rotterdam, beamers goed afgesteld waren, de presentaties goed op het scherm overkwamen, de DVD-recorders het goed deden en naambordjes op de goede plek stonden. Helaas staat techniek voor niets, dus bijna elke maandag was er wel weer een stressmoment als het geluid het niet of zeer slecht deed, een presentatie niet over kwam, een microfoon uit viel, de oplader van de microfoons niet in het stopcontact bleek te zitten, tijdens een belangrijke vergadering de microfoon van de burgemeester haperde en ga zo maar door. Dan werd van mij verwacht snel te handelen zodat de vergadering weer kon doorgaan.

Alsof dat nog niet alles was, werd ik met mijn collega regelmatig ingeschakeld om een digitaal archiefsysteem door te testen, waardoor regelmatig fouten boven tafel kwamen. Een dagdeel of zelfs een dag achter de PC om in eerste instantie testscripts te schrijven (een stap-voor-stap handleiding voor de gebruiker) die we later regelmatig zelf uit testen op weer een nieuwe release van het systeem. En wat zou ik blij zijn geweest als het systeem ook zo zou hebben gewerkt als ik had verwacht. Helaas, techniek staat voor niets, ook in dit systeem...

De veranderingen en wijzigingen moesten allemaal gebeuren tijdens mijn gewone werk. Daar had ik in weken waarin stukken moeten worden verzonden normaal al de handen aan vol. De agenda voorbereiden, de agenda bij elkaar puzzelen, de stukken bij elkaar zoeken, die stukken op internet zetten (waarbij helaas opnieuw de techniek nogal eens haperde) mensen uitnodigen voor vergaderingen, insprekers bij houden en collega's op de hoogte brengen van de nieuwe agenda. Op zich lijkt dat vrij eenvoudig en de kwaliteit is wat dat betreft optimaal geworden. Alleen is het werk behoorlijk tijdrovend, omdat per onderwerp vier handelingen moet worden uitgevoerd: printen uit het digitale archiefsysteem, omzetten van de onderdelen in PDF, samenvoegen van de onderdelen, het geheel op internet plaatsen. Twee keer in de maand betekende dat zeker drie dagen achter elkaar met dat proces bezig zijn. Tja, en als er tussendoor dan ineens een cursus was, een introductie of een vergadering, dan moest dat andere in een wat kortere tijd worden gedaan.

En dan hebben we het niet over allerlei "bij"klusjes die van mij werden gevraagd. Als kenner van het systeem en van de historie moest ik vaak de achtergronden voor beleidsstukken terughalen uit de digitale geschiedenis. Want onderwerpen als "drugsboot De Boei", de verbinding daarvan met het prostitutiebeleid (uitsterfbeleid van de raamprostitutie in het Spijkerkwartier) en de zorgzone (tippelprostitutie in combinatie met gereguleerde zorg voor de heroineverslaafde gebruikers van de zone), de gang van zaken rondom de lening aan Vitesse (waarover dit jaar een onderzoek werd gehouden), de Sonsbeektentoonstelling, Rijnboog en Arnhem Centraal waren zo ingewikkeld en langdurend, dat niemand daarvan nog zicht had op de geschiedenis daarvan. Een aantal keren kwam met name bij de behandeling van De Boei een overzicht dat ik had gemaakt ter sprake. Een leuk momentje van succes.

Dan hebben we het nog niet over de druk die het (mogelijk) aftreden van een wethouder met zich meebrengt. Dat hebben we in dit seizoen twee keer meegemaakt. Eerst in september een wethouder vanwege een forse overschrijding van het budget voor de verbouwing van het Museum voor Moderne Kunst. Daarna in juni een wethouder vanwege het niet goed informeren aan de raad van een behoorlijke verhoging van budget van de succesvolle Sonsbeektentoonstelling. Wat dat laatste betreft werd zwaar naar ons gekeken, omdat een brief niet boven tafel was gekomen. Wij hadden die niet gekregen, ook al hadden wij er gedurende enkele maanden naar gevraagd. Het uitzoekwerk of die brief nu daadwerkelijk niet aan ons was verzonden lag op mijn bordje. Met alle druk van dien.

Een ander druk moment (ook psychisch gezien) was een verzoek tot openbaarmaking van geheime stukken rondom het onderzoek over Vitesse. Het onderzoeksbureau had op eigen initiatief de vertrouwelijke onderdelen digitaal weggelakt, maar zonder na te denken over de effecten daarvan. Daar hadden ook wij geen kaas van gegeten (we gebruiken wel software, ik ben er redelijk goed van op de hoogte, maar de diepte van een specialist is niet aan mij besteed. Met als gevolg dat mij aan het einde van een vertrouwelijk debat werd opgedragen om het desbetreffende stuk goed beveiligd op het net te plaatsen. Waarop een slimme softwarespecialist twee dagen later meldde dat hij het geheime stuk had gekraakt. Dat had behoorlijk wat voeten in de aarde. Die week en de week daarna stond het bij onze afdeling volledig in het teken van uitzoeken hoe dit nu mogelijk was geweest.

Het seizoen is gelukkig ten einde. Ik zal nog ettelijke voorvallen vergeten zijn. Maar tegelijkertijd kan ik zeggen dat ik nog steeds geniet van het werk dat ik doe. De spanning, de veranderlijkheid, de stress, maar ook de lol over het politieke spel, je moet ervan houden. En dat doe ik, nog steeds. Generalist als ik ben, kan ik overal aan ruiken en overal iets van meenemen. Van ICT, techniek en facilitair management.Tot aan alle beleidsonderwerpen die het hele gemeenteveld beslaan van ruimtelijke ordening naar sociale zaken, van cultuur naar de heropbouw van wijken, van welzijn tot economie. Doordat ik zo dicht tegen de politiek aanzit, ken ik alle raadsleden en commissieleden persoonlijk. Dat geeft soms mooie gesprekken. Over gewone dingen van het leven, de problemen die ze tegenkomen, of over het vrijwilligerswerk dat ik doe in vrije tijd. Ook hierin weet ik dat ik op mijn plaats ben, als christen op het werk rond de politiek.

Tegelijkertijd begint het langzamerhand steeds meer bij mij te kriebelen om te overwegen wat minder op het stadhuis te werken en wat meer in de wijk. En daarover vertel ik in mijn volgende blog.